Van handmatige processen naar een geautomatiseerde onboardingfunnel

Toen de klant bij mij aanklopte, werden leads bijgehouden in Excel en kwamen bevestigingsmails, uitnodigingen en opvolgmails uit verschillende systemen. Medewerkers moesten zelf controleren of formulieren waren ingevuld, acties waren uitgevoerd en e-mails waren verstuurd.

Door de versnippering van gegevens was het lastig om de voortgang van iedere kandidaat te bewaken. Dit kostte onnodig tijd en vergrootte de kans dat leads niet of te laat werden opgevolgd.

De oorspronkelijke softwareomgeving

De workflow maakte gebruik van meerdere systemen:

• Mailchimp: e-mailmarketing en bevestigings- en opvolgmails.
• Clubplanner: planning en ledenbeheer.
• Trainin: CRM, planning en betalingen rond de trainingsprogramma's.
• Typeform: intakegegevens en aanvullende onboardinginformatie.
• Excel: handmatige voortgangsadministratie.

1. Aanmelding: een kandidaat meldde zich aan via een websiteformulier; de gegevens werden verwerkt via Mailchimp en Clubplanner.
2. Intake: Clubplanner stuurde een welkomstmail met een link naar het Typeform-intakeformulier.
3. Handmatige controle: de klant controleerde of het formulier was ingevuld en werkte de Excel-administratie bij.
4. Bewegingsanalyse: na de intake ontving de kandidaat via Mailchimp een link om een gratis analyse in te plannen via Trainin.
5. Beoordeling: na de analyse werd bepaald of de kandidaat geschikt was; de bijbehorende e-mail werd handmatig verstuurd.
6. Inschrijving en betaling: geschikte kandidaten ontvingen een link naar Trainin om het programma te bestellen en te betalen.
7. Laatste onboardingstap: na aankoop stuurde Trainin een e-mail met een link om voedingsvoorkeuren door te geven.

Alle stappen moesten zijn afgerond voordat iemand aan het programma kon beginnen. Eén klantreis was verdeeld over meerdere systemen, met handmatige controles en administratieve tussenstappen als verbindende factor. Dat kostte tijd, maakte het proces foutgevoelig en vergrootte de kans op gemiste omzet.

Mijn aanpak was gericht op het vereenvoudigen van de softwareomgeving en het automatiseren van de klantreis, van de eerste aanmelding tot het afronden van de onboarding. Het uitgangspunt: één centrale omgeving voor leadbeheer, communicatie en procesbewaking, die iedere kandidaat naar de juiste volgende stap begeleidt.

1. ActiveCampaign als centrale omgeving

ActiveCampaign wordt het centrale platform voor contactbeheer, e-mailcommunicatie en marketingautomatisering. Relevante contactgegevens en de voortgang van iedere kandidaat worden bijgehouden, zodat automatiseringen op basis van de status een herinnering kunnen sturen, een kandidaat informeren of de volgende fase starten.

2. Webformulieren gekoppeld via Zapier

De bestaande Mailchimp-formulieren worden vervangen door eigen webformulieren. Webhooks en Zapier sturen inzendingen door naar ActiveCampaign, waar nieuwe aanmeldingen automatisch kunnen worden verwerkt en de onboardingflow kan starten.

3. Een geautomatiseerde onboardingfunnel

De e-mailcommunicatie uit Mailchimp en de welkomstmail van Clubplanner worden vervangen door automatiseringen in ActiveCampaign. De funnel bestaat uit afzonderlijke fases:

• Nieuwe aanmelding
• Intakeformulier verstuurd en ingevuld
• Bewegingsanalyse inplannen en afronden
• Kandidaat goedgekeurd of afgewezen
• Inschrijving en betaling
• Voedingsvoorkeuren doorgeven
• Onboarding afgerond

Iedere fase heeft eigen voorwaarden en vervolgacties. Wanneer een kandidaat een stap afrondt, kan de volgende actie automatisch starten. Waar handmatige beoordeling nodig is, kan een medewerker een melding ontvangen. Zo is duidelijk waar iedere kandidaat zich bevindt en welke actie nog nodig is.

4. Trainin en Typeform blijven onderdeel van de workflow

Niet ieder systeem hoeft te verdwijnen. Trainin blijft verantwoordelijk voor de bewegingsanalyse, verkoop en betaling van trainingsprogramma's. Typeform kan intakegegevens en aanvullende informatie blijven verzamelen. Relevante gegevens en statuswijzigingen worden gekoppeld aan ActiveCampaign, zodat de centrale workflow kan worden aangestuurd.

De technische werking van iedere koppeling hangt af van beschikbare API's, webhooks en integratiemogelijkheden. Per proces moet daarom worden vastgesteld welke gegevens kunnen worden uitgewisseld en welke gebeurtenissen een automatisering starten. Een afgeronde betaling moet bijvoorbeeld ook de juiste vervolgstap in de onboarding activeren.

De vernieuwde architectuur brengt de belangrijkste onderdelen samen in één samenhangend proces:

Websiteformulier → Zapier/webhooks → ActiveCampaign → geautomatiseerde onboarding

Aanvullende gegevens en gebeurtenissen uit Trainin en Typeform worden in de centrale workflow verwerkt. ActiveCampaign verzorgt de communicatie, funnelstatussen en geautomatiseerde opvolging. Trainin blijft verantwoordelijk voor planning, verkoop en betaling.

Medewerkers hoeven hierdoor niet langer voortdurend verschillende systemen te controleren en Excel-bestanden handmatig bij te werken. Mailchimp en Clubplanner kunnen vervallen voor de functies die ActiveCampaign overneemt; Trainin blijft behouden voor de processen waarvoor het nodig is.

De nieuwe inrichting is gericht op het wegnemen van de belangrijkste knelpunten in het oorspronkelijke proces:

• Minder software en mogelijk lagere kosten: door functies te centraliseren kunnen dubbele functionaliteiten en onnodige licenties worden teruggebracht. De daadwerkelijke besparing hangt af van licenties, gebruik en integratiekosten.
• Minder handmatige handelingen: aanmeldingen, e-mailopvolging en statusupdates worden waar mogelijk automatisch verwerkt.
• Minder kans op fouten: gegevens hoeven niet op verschillende plekken handmatig te worden bijgewerkt.
• Centraal inzicht: de voortgang van kandidaten is zichtbaar in één omgeving, waardoor knelpunten en verbeterkansen makkelijker te herkennen zijn.
• Minder gemiste leads: geautomatiseerde opvolging en duidelijke funnelstatussen verkleinen de kans dat kandidaten worden vergeten of onnodig moeten wachten.
• Een schaalbaar proces: de sportschool kan meer kandidaten begeleiden zonder dat de administratieve belasting evenredig hoeft toe te nemen.

Dit project laat zien hoe je een versnipperd proces kunt ombouwen tot een overzichtelijke workflow waarin systemen samenwerken en terugkerende handelingen grotendeels automatisch verlopen.

Wil je meer weten over de technische opzet, de automatiseringen en de mogelijkheden voor jouw organisatie? Ik licht het project graag verder toe aan de hand van een demo.