ActiveCampaign: voorkom dat je uitgeschreven contacten opnieuw e-mails stuurt

Bij veel ActiveCampaign-gebruikers zie ik dezelfde werkwijze. Voor iedere nieuwsbrief, aanbieding of andere e-mailcampagne wordt een nieuwe lijst aangemaakt. Vervolgens worden de contacten via een CSV-bestand geïmporteerd en wordt de campagne naar die lijst verstuurd.

Op het eerste gezicht lijkt dit een overzichtelijke manier van werken. Je hebt immers voor iedere campagne een aparte lijst met ontvangers.

Maar er zit een belangrijk risico aan deze methode.

Stel dat een contactpersoon zich eerder heeft uitgeschreven voor je nieuwsbrief. Die uitschrijving is bijvoorbeeld verwerkt via een bulkbewerking, een API-koppeling of een externe applicatie. Vervolgens importeer je hetzelfde e-mailadres in een nieuwe lijst.

Als je daarbij niet controleert of deze persoon eerder heeft aangegeven geen e-mails meer te willen ontvangen, kan de uitschrijving buiten beeld blijven. Afhankelijk van de manier waarop de uitschrijving is geregistreerd en de verdere verwerking van het contact, kan dit ertoe leiden dat je opnieuw naar deze persoon mailt.

Een nieuwe lijst betekent niet dat je de eerdere uitschrijving mag negeren.

Om het probleem goed te begrijpen, is het belangrijk om te weten dat ActiveCampaign met verschillende uitschrijvingsniveaus werkt.

1. Uitschrijven voor een specifieke lijst

Wanneer iemand op de reguliere uitschrijflink in een campagne klikt, wordt die persoon uitgeschreven voor de lijst(en) waarop de betreffende campagne is verzonden.

Dit betekent dat een contactpersoon niet automatisch voor iedere andere lijst in je account is uitgeschreven.

Werk je met meerdere lijsten, dan kan iemand de status 'Unsubscribed' hebben voor de ene lijst, terwijl diegene nog als actief staat ingeschreven op een andere lijst.

Dit is een belangrijk onderscheid wanneer je regelmatig nieuwe lijsten aanmaakt.

2. Uitschrijven voor alle lijsten

ActiveCampaign biedt ook een mogelijkheid om een contactpersoon in één keer voor alle lijsten uit te schrijven.

Hiervoor bestaat de personalisatietag Unsubscribe Link (All Lists). Deze zorgt ervoor dat een contactpersoon wordt uitgeschreven voor alle lijsten waarop diegene is ingeschreven en aan de uitsluitingslijst van het account wordt toegevoegd.

De uitsluitingslijst, in ActiveCampaign de Exclusion List, is bedoeld om e-mailadressen uit te sluiten van directe campagnes en geautomatiseerde campagnes.

Dit is een belangrijk verschil met een reguliere uitschrijving voor één lijst.

Meer informatie vind je in de officiële documentatie van ActiveCampaign:

• Wat is het verschil tussen Unsubscribe Link en Unsubscribe Link (All Lists)?
• Hoe voorkom je dat je campagnes verstuurt naar contacten die geen e-mails meer willen ontvangen?

ActiveCampaign biedt verschillende opties wanneer je contacten importeert via een CSV-bestand.

Tijdens de import kun je onder andere:

• Contactgegevens aan bestaande contacten toevoegen of bijwerken.
• Contacten aan één of meerdere lijsten koppelen.
• Contacten importeren als actieve contacten.
• Contacten importeren met de status 'Unsubscribed' voor de geselecteerde lijsten.
• E-mailadressen aan de uitsluitingslijst toevoegen.

De gekozen importopties zijn dus van belang.

Wanneer je een lijst selecteert en kiest voor het importeren als actieve contacten, geef je aan dat de contacten aan die lijst worden toegevoegd. Dit moet je niet verwarren met een controle op alle mogelijke eerdere uitschrijvingen.

ActiveCampaign heeft wel beschermingsmechanismen voor eerder uitgeschreven contacten. Zo kan een import worden geweigerd wanneer een contact eerder via een e-mailcampagne is uitgeschreven. In de importresultaten of loggegevens kan dan worden aangegeven dat het contact niet is geïmporteerd vanwege een eerdere uitschrijving.

Het probleem is dat je er niet zonder meer van uit kunt gaan dat iedere uitschrijving, ongeacht de manier waarop deze is verwerkt, bij iedere CSV-import op dezelfde manier wordt herkend en afgedwongen.

Juist wanneer uitschrijvingen buiten de reguliere e-mailflow worden verwerkt, bijvoorbeeld via bulkbewerkingen, API-koppelingen of externe applicaties, is extra controle noodzakelijk.

Mijn advies: vertrouw niet uitsluitend op de automatische controles tijdens een CSV-import. Controleer ook hoe uitschrijvingen in jouw account worden geregistreerd en voorkom dat eerder uitgeschreven contacten opnieuw als actieve ontvangers worden toegevoegd.

Je kunt de technische werking van de import nalezen in de officiële documentatie:

Contacten importeren vanuit een CSV-bestand in ActiveCampaign

Als je bewust met verschillende lijsten blijft werken, adviseer ik om je ontvangers altijd de mogelijkheid te geven zich in één keer voor alle lijsten uit te schrijven.

Gebruik hiervoor de personalisatietag Unsubscribe Link (All Lists) in plaats van alleen de reguliere uitschrijflink.

De bijbehorende tag is:

%UNSUBSCRIBELINK%&ALL

Wanneer een contactpersoon deze link gebruikt, wordt diegene uitgeschreven voor alle lijsten in je ActiveCampaign-account en toegevoegd aan de uitsluitingslijst.

Dit helpt voorkomen dat iemand die niet langer e-mails van je wil ontvangen, bij een volgende campagne op een andere lijst opnieuw wordt benaderd.

Hoe stel je dit in?

Je kunt hiervoor een eigen e-mailfooter maken.

1. Open een campagne of e-mailtemplate in ActiveCampaign.
2. Open de editor en ga naar de footer van je e-mail.
3. Voeg een duidelijke uitschrijflink toe, bijvoorbeeld met de tekst 'Uitschrijven voor alle e-mails'.
4. Koppel deze tekst aan de personalisatietag %UNSUBSCRIBELINK%&ALL.
5. Controleer of de link correct werkt voordat je de campagne verstuurt.

Wil je de footer vaker gebruiken, maak dan een eigen footerblok dat je eenvoudig aan je campagnes kunt toevoegen.

Let op: een aangepaste footer die je zelf aan iedere campagne toevoegt, is niet automatisch hetzelfde als een accountbrede footer. Controleer daarom of de link daadwerkelijk in al je campagnes en automatiseringen aanwezig is.

De officiële uitleg vind je hier:

• Overzicht van personalisatietags in ActiveCampaign
• De standaardfooter van je e-mails aanpassen
• Aangepaste e-mailheaders en -footers maken

Hoewel een uitschrijflink voor alle lijsten een belangrijke verbetering is, zou ik ook kritisch kijken naar de manier waarop je je contacten beheert.

In veel gevallen is het niet nodig om voor iedere campagne een nieuwe lijst aan te maken.

Je kunt beter werken met een centrale lijst en gebruikmaken van tags, aangepaste velden en segmenten om de juiste ontvangers te selecteren.

Zo kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

• Klanten en prospects.
• Verschillende productgroepen.
• Deelnemers aan een evenement.
• Contacten die interesse hebben getoond in een bepaald onderwerp.

Vervolgens selecteer je op basis van deze kenmerken de juiste ontvangers voor je campagne.

Het voordeel is dat je minder afhankelijk bent van steeds opnieuw aangemaakte lijsten en dat je contactbeheer overzichtelijker wordt. Ook wordt het eenvoudiger om uitschrijvingen en andere contactstatussen te controleren.

Een centrale database lost niet automatisch ieder probleem op, maar in combinatie met goed beheer van uitschrijvingen verkleint deze werkwijze de kans op fouten aanzienlijk.

Werk je al langere tijd met meerdere lijsten, dan is het verstandig om je huidige inrichting te controleren.

Loop daarbij de volgende punten na:

• Controleer je importproces. Kijk welke opties worden gebruikt bij CSV-imports en hoe ActiveCampaign omgaat met eerder uitgeschreven contacten.
• Controleer de uitsluitingslijst. Zorg dat contacten die geen marketingmails meer mogen ontvangen, correct zijn uitgesloten.
• Controleer je API- en externe koppelingen. Ga na of uitschrijvingen vanuit andere systemen op de juiste manier worden verwerkt.
• Controleer je e-mailfooters. Kijk of ontvangers zich kunnen uitschrijven voor alle lijsten wanneer dat je bedoeling is.
• Controleer je automatiseringen. Kijk welke lijstassociaties van toepassing zijn op uitschrijvingen uit geautomatiseerde e-mails.
• Test je importproces. Gebruik hiervoor geschikte testcontacten en controleer de importresultaten voordat je een grote lijst verwerkt.

Let er ook op dat je een uitschrijving niet zomaar ongedaan maakt door iemand opnieuw als actief contact te importeren. Een eerdere uitschrijving moet worden gerespecteerd, tenzij de contactpersoon zich op geldige wijze opnieuw heeft aangemeld.

Het aanmaken van een nieuwe lijst voor iedere campagne lijkt misschien handig, maar kan leiden tot fouten in je contactbeheer.

Een uitschrijving voor één lijst is namelijk niet automatisch hetzelfde als een uitschrijving voor alle lijsten. Bovendien moet je niet aannemen dat iedere eerdere uitschrijving, ongeacht hoe deze is verwerkt, bij iedere CSV-import automatisch wordt tegengehouden.

Wil je met meerdere lijsten blijven werken? Zorg dan voor een correcte verwerking van uitschrijvingen en gebruik waar passend de optie Unsubscribe All in je e-mailfooter.

Mijn voorkeur gaat uit naar een overzichtelijke inrichting met een centrale database, aangevuld met tags en segmenten. Daarmee maak je het beheer van je contacten eenvoudiger en verklein je de kans dat je mensen mailt die daar niet meer op zitten te wachten.

Controleer je ActiveCampaign-account dus niet alleen op de manier waarop je contacten importeert, maar ook op de manier waarop uitschrijvingen worden vastgelegd en toegepast. Dat is essentieel voor zorgvuldig en betrouwbaar e-mailmarketingbeheer.